摘自：公司资料培训教材
1、责任主体：建设项目实行总承包的，由总包单位负责组织收集、汇总各分包单位形成的工程技术资料，统一整理后及时向建设单位移交；总包单位应组织和要求各分包单位将本单位形成的工程技术资料认真整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
2、基本质量要求：
（１）、归档的工程技术资料应为原件，在工程开工时就应同建设单位约定归档文件整理的份数。
（２）、工程文件内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
（３）、工程文件内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
（４）、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素、兰黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
（５）、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
（６）、工程文件中文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜）。图纸宜采用国家标准图幅。
3、项目关键内容要统一：每个项目的工程名称、结构类型、建筑面积、层数等关键内容一定要统一。上述内容应在工程开工时根据建设单位的报建资料，确定好统一正确的内容，并在第一次监理例会中由资料整理单位提出来以会议纪要的形式加以明确，并要求各资料编制、整理单位按确定的内容填写工程资料。
4、表达部位要统一、准确：对于工程资料的表达部位填写要统一，不要有的写标高，有的写层数，有的分区，有的分轴线，最好既注明层数，又注明标高轴线及构件名称，而且要具体到构件，不要写主体或地下室等大部位，文件和表格记录中表达的部位必须和图纸部位一致。
5、有多个单位工程时工程资料整理的要求：对于有多个单位工程的工程资料，应按单位工程划分，分开整理，特别是隐蔽工程检查记录、试水记录，验收资料绝对不能合并，既使有少量的管理、技术和物资资料合并，应统一归入一个单位工程中，其它单位工程在工程资料整理时应注明存放处。
6、试验报告的数量和检测内容要符合规范的要求：根据湖北省文件《房屋建筑工程和市政基础设施工程实行见证取样和送检的规定》（鄂建文（２００６）２１６号）规定：对涉及结构安全的试块、试件和材料应按国家现行有关检测抽样标准１００％的实行见证取样检测，其中３０％的见证取样试块（试件）应送建设行政主管部门指定的检测单位进行监督检测。
试验报告检验结论要明确，试验报告的代表部位至少要具体到层数及构件，不能简单的填写基础或主体。如果有不合格报告时，一定要加倍送检，并有加倍取样合格报告，如果没有，要查明具体原因。
7、盖章要严谨：哪些资料可以盖项目章，哪些资料必须盖上级单位行政公章，在工程资料整理前应先期了解明确。如图纸会审纪要、开、竣工报告、分部工程验收记录、单位工程竣工验收记录、备案表、验收会议纪要、自评报告、评估报告都要求盖单位行政公章，施工过程中形成的工程技术、质量验收资料可以盖项目公章，特别应引起注意的是项目公章也不能随意加盖，如由我们单位分包的资料可以盖我们项目公章，但甲方分包单位的工程资料整理，即使由我们配合管理，也不能随意盖我们项目的公章，应盖分包单位自己的公章。
8、签字要正确：例如分部工程验收表中勘察单位要在地基与基础分部中签字；设计单位要在地基与基础、主体分部中签字。地基与基础、主体分部的质量、技术负责人应填写施工单位的质量、技术负责人、其它分部可填写项目质量、技术负责人。地基验槽时应由勘察单位派人参加，地基验槽记录需要勘察单位技术人员签字，并加盖勘察单位公章。
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